VERSION 1.1
Databehandleraftale
1. Parter og rangorden
Kunden er dataansvarlig (“den dataansvarlige”), og Techus Nord v/Jakob Wiltrup, CVR 46689984, som driver VisuPlanner, er databehandler (“databehandleren”). Kundens identitet fremgår af bestilling/tilbud. Ved modstrid om behandling af personoplysninger har denne databehandleraftale forrang for de almindelige betingelser.
2. Instruks og formål
Databehandleren må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder denne aftale, kundens brug af funktionerne og skriftlige instrukser. Behandlingen sker for at hoste, lagre, vise, synkronisere, sikkerhedskopiere, supportere og sikre kundens VisuPlanner-tavler. Hvis en instruks efter databehandlerens vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne, underrettes kunden straks, og udførelsen kan sættes i bero.
3. Behandlingens varighed og karakter
Behandlingen varer under abonnementsforholdet og den efterfølgende slette-/udleveringsperiode. Behandlingen omfatter indsamling via kundens indtastning, strukturering, lagring, visning, ændring, transmission mellem brugerens enheder, supportrelateret adgang, sikkerhedskopiering og sletning.
4. Registrerede og datatyper
| Registrerede | Medarbejdere, vikarer, beboere/borgere og andre personer, som kunden vælger at omtale i en tavle. |
|---|---|
| Almindelige oplysninger | Fornavn eller navn, foto, stemmeoptagelse, arbejdstid/vagttilknytning, planlagte aktiviteter, måltider og øvrigt frivilligt planindhold. |
| Særlige kategorier | Løsningen er ikke beregnet til helbredsoplysninger, diagnoser, medicin, journaldata, CPR-numre eller andre følsomme oplysninger. Kunden skal undlade at indtaste sådanne data. Hvis de alligevel indtastes, gælder aftalen, men kunden bærer ansvaret for instruks og behandlingsgrundlag. |
5. Kundens forpligtelser
Kunden er ansvarlig for, at behandlingen er lovlig, at instrukser er gyldige, og at registrerede informeres. Kunden skal foretage nødvendige konsekvensanalyser og forudgående høringer, fastlægge slettefrister, begrænse brugere og undgå unødvendige personoplysninger. Foto og lyd er frivillige. Kunden skal særligt vurdere, om samtykke er reelt frivilligt i ansættelses- eller omsorgsrelationer, eller om et andet grundlag er nødvendigt.
6. Fortrolighed
Databehandleren sikrer, at personer med adgang til personoplysninger er underlagt tavshedspligt og kun får adgang efter behov. Adgang til kundedata i supportøjemed sker kun, når det er nødvendigt og autoriseret.
7. Sikkerhed
Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyn til risiko, art og omfang. Foranstaltningerne omfatter efter relevans:
- krypteret transport (TLS) og kryptering hos centrale driftsleverandører,
- adskillelse af kundetavler gennem team-/kundeidentifikatorer og rækkeadgangspolitikker,
- rolleopdelt tavle-, personale- og platformadgang,
- hemmelige servernøgler holdt uden for offentligt kildekodearkiv,
- logning, sikkerhedskopiering og procedurer for gendannelse hos driftsleverandører,
- løbende rettelser, adgangsbegrænsning og leverandørstyring, og
- procedurer for håndtering og anmeldelse af brud.
Kunden er ansvarlig for egne enheder, netværk, kodehåndtering og brugeradministration.
8. Underdatabehandlere
Kunden giver generel skriftlig godkendelse til brug af de underdatabehandlere, der er anført på den aktuelle liste. Databehandleren pålægger underdatabehandlere databeskyttelsesforpligtelser, der i det væsentlige svarer til denne aftale.
Planlagte nye underdatabehandlere eller væsentlige ændringer varsles som udgangspunkt mindst 30 dage før. Kunden kan gøre saglig indsigelse af dokumenterede databeskyttelsesgrunde. Parterne søger en rimelig løsning; hvis ingen løsning findes, kan den berørte del eller aftalen opsiges.
9. Tredjelandsoverførsler
Databehandleren må kun overføre personoplysninger uden for EU/EØS efter dokumenteret instruks og med et gyldigt overførselsgrundlag. Hvor relevant anvendes EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, tilstrækkelighedsafgørelse og supplerende tekniske/organisatoriske foranstaltninger. Kunden kan anmode om oplysninger om det gældende grundlag.
10. Bistand til registreredes rettigheder
Databehandleren bistår efter karakteren af behandlingen kunden med at besvare anmodninger om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Databehandleren besvarer ikke anmodningen på kundens vegne uden instruks, medmindre loven kræver det. Hvis en registreret henvender sig direkte om tavleindhold, videresendes henvendelsen til kunden, når denne kan identificeres.
11. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud, der vedrører kundens data. Underretningen indeholder, i det omfang oplysningerne er tilgængelige, bruddets karakter, berørte kategorier og omtrentlige antal, sandsynlige konsekvenser, trufne/foreslåede foranstaltninger og kontaktpunkt. Oplysninger kan gives trinvist. Kunden er ansvarlig for eventuel anmeldelse til Datatilsynet og underretning af registrerede.
12. Konsekvensanalyse og myndigheder
Databehandleren bistår rimeligt med oplysninger, som kunden behøver til konsekvensanalyse, forudgående høring og myndighedsdialog, i det omfang bistanden vedrører VisuPlanners behandling og oplysningerne er tilgængelige.
13. Dokumentation og revision
Databehandleren stiller nødvendige oplysninger til rådighed for at dokumentere overholdelse af artikel 28 og tillader revision, herunder inspektion, udført af kunden eller en uafhængig revisor. Revision varsles normalt mindst 30 dage før, gennemføres i almindelig arbejdstid højst én gang årligt og må ikke kompromittere andre kunders sikkerhed eller fortrolighed. Hyppigere revision kan kræves ved konkret brud eller myndighedskrav. Kunden afholder egne og rimelige ekstraordinære omkostninger, medmindre revisionen afdækker væsentlig misligholdelse.
14. Sletning og tilbagelevering
Ved aftalens ophør vælger kunden inden for den meddelte frist, om personoplysninger skal tilbageleveres i et almindeligt format eller slettes. Herefter slettes aktive data uden unødig forsinkelse, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver opbevaring. Kopier i sikkerhedskopier isoleres fra normal brug og udfases efter leverandørernes normale rotationsperiode. Databehandleren kan bevare nødvendig dokumentation for aftalen og sikkerhedshændelser som selvstændigt dataansvarlig.
15. Meddelelser
Databeskyttelsesmeddelelser sendes til kundens registrerede kontaktmail og til wiltrup@wiltrup.com. Kunden skal holde kontaktoplysninger ajour.
Bilag A – dokumenteret instruks
Kunden instruerer databehandleren i at behandle de i punkt 4 anførte oplysninger til de i punkt 2 beskrevne formål på de lokationer og hos de underdatabehandlere, der fremgår af den aktuelle leverandørliste. Kundens konfiguration, upload, redigering, sletning og supporthenvendelser udgør supplerende dokumenteret instruks.
Bilag B – særlige begrænsninger
- VisuPlanner må ikke bruge kundens tavleindhold til målrettet reklame, salg af data eller træning af generelle AI-modeller.
- Pexels-billedsøgning sender kun det søgeord, brugeren selv indtaster. Kunden bør ikke søge på personnavne eller personoplysninger.
- E-mailtjenesten bruges til invitationer, nulstillinger og driftsmeddelelser – ikke til tavleindhold, medmindre kunden selv inkluderer det i en supporthenvendelse.